Pfortendienst & Empfangsdienst in Bremen

Die Pforte hat zwei Aufgaben, die einander widersprechen: freundlich sein und niemanden durchlassen, der nicht angemeldet ist. Wer beides zugleich können soll, muss Ihre Abläufe kennen – wer welche Freigabe erteilen darf, welche Lieferanten ohne Voranmeldung kommen, was bei einem Alarm passiert. Deshalb weisen wir jede Kraft vor der ersten Schicht auf Ihr Haus ein, und deshalb setzen wir dieselben Leute ein statt täglich wechselnder Aushilfen. Eine Pforte, an der jede Woche ein neues Gesicht sitzt, ist keine Sicherheitslinie, sondern eine Klingel.

Ein Besucherbuch, das offen auf dem Tresen liegt, ist ein Datenschutzverstoß – jeder Besucher liest, wer vor ihm da war, mit Firma und Uhrzeit. Das lässt sich mit Einzelblättern oder einem digitalen Besuchersystem lösen, in dem jeder Eintrag nur für die Pforte sichtbar ist. Genauso wichtig ist die Löschfrist: Besucherdaten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie der Zweck es erfordert. Zwei bis vier Wochen sind üblich, alles darüber will begründet sein. Wir arbeiten in Ihrem System und nach Ihrer Festlegung – die Verantwortung für die Verarbeitung bleibt bei Ihnen, und das soll sie auch.

Fremdfirmen sind der unterschätzte Teil der Pfortenarbeit. Wenn auf Ihrem Gelände Beschäftigte mehrerer Arbeitgeber tätig sind, verlangt das Arbeitsschutzgesetz eine Abstimmung und die gegenseitige Unterrichtung über Gefahren. Praktisch heißt das: Handwerker und Monteure werden an der Pforte erfasst, unterwiesen und mit einem Ausweis versehen, der die Aufenthaltsbereiche erkennen lässt. Wir führen die Liste, holen die Unterschrift unter die Unterweisung und melden, wenn jemand am Feierabend noch nicht ausgetragen ist – die Frage, wer sich abends noch auf dem Gelände befindet, muss im Brandfall in Sekunden beantwortbar sein.

Kostenseitig entscheidet nicht der Stundensatz, sondern das Zeitfenster. Eine Besetzung Montag bis Freitag von 6 bis 18 Uhr umfasst 60 Wochenstunden und damit rund anderthalb Vollzeitstellen; eine durchgehende Besetzung an sieben Tagen liegt beim Dreifachen. Viele Bremer Unternehmen fahren deshalb zweigleisig: eigenes Personal in der Kernzeit, wir für Randzeiten, Urlaub, Krankheit und die Wochen, in denen das Werk trotzdem läuft. Damit eine Vertretung nicht auffällt, weisen wir die Kräfte vorher auf Ihr Haus ein.

Was am Empfang tatsächlich dazugehört, hält der Dienstplan fest, und der entsteht nach der Begehung: Besucheranmeldung und Ausweisverwaltung, Telefonzentrale, Post- und Paketannahme, Schlüsselausgabe, Abwicklung des Lieferverkehrs bis zur Rampe. Sobald zusätzlich Rundgänge über das Gelände dazukommen, ist die Grenze zum Objekt- und Werkschutz überschritten – das ist keine Wortklauberei, sondern ändert Qualifikationsanforderung und Kalkulation. Wir sagen Ihnen, wo diese Grenze bei Ihrem Objekt verläuft.